Questo modulo rappresenta il cuore della procedura e assolve il compito di permettere una gestione completa e integrata del core business dell’Ente. Le informazioni gestibili sono numerose e articolate per rispondere a qualsiasi esigenza dimensionale e strutturale. La forza del SIF risiede anche nel suo alto grado di flessibilità, che gli consente di adattarsi a specifiche esigenze grazie alla possibilità di semplificazione e personalizzazione degli iter logici, strutturali e burocratici che guidano l’operatività abituale e consolidata dell’Ente, che viene così salvaguardata. Su anagrafiche complete e diversificate, eppure strettamente collegate, come quelle ideate per la gestione di Enti e contatti, Progetti, e Fondi, si innesta l’elemento fondamentale della procedura, il “movimento” (una donazione, un’erogazione, un trasferimento, un pagamento e via dicendo), cioè un impulso estemporaneo che lega, modifica ed implementa dati e situazioni esistenti così da tenere sempre in movimento e sempre aggiornato l’insieme dei dati. Potenti funzioni di ricerca, estrazione, esportazione, confronto ed automatizzazione di compiti ripetitivi, grazie ad ottime doti di semplicità ed intuitività, completano un prodotto ideale per quanti siano alla ricerca di un sistema veloce, semplice, snello ma completo per la gestione dell’attività dell’Ente. In input, la procedura è integrata con il modulo bollettini per l’acquisizione telematica delle donazioni, con il modulo Adozioni per la gestione specifica di questa problematica e con il modulo Richieste On Line per l’acquisizione automatica delle richieste di contributo (progetti). In output e integrata con il modulo di Contabilità per la creazione e manutenzione automatica delle registrazioni di competenza e con la procedura di Gestione del sito per la pubblicazione in tempo reale su web sia dell’avanzamento dei progetti e relative situazioni riepilogative, sia dello stato dei fondi. Moduli aggiuntivi: Adozioni– modulo della procedura Erogazioni Il modulo vuole soddisfare le esigenze di quegli Enti che tra le proprie attività istituzionali prevedano quel meccanismo di intermediazione che consente a benefattori di qualsiasi tipo e provenienza, di aiutare bisognosi con i quali non vi sarebbe alcuna possibilità di entrare in contatto. Per massima semplificazione, il concetto è quello spesso definito come “adozione a distanza”. La gestione del rapporto tra benefattori, beneficiari ed assistiti, è puntuale ed immediata, e consente di ricreare le situazioni del mondo fisico così da fornire la possibilità di osservare i dati dal punto di vista più favorevole, che sia quello del benefattore, del beneficiario o del progetto istituito dall’Ente. Bollettini – modulo della procedura Erogazioni Laddove un’Organizzazione preveda di realizzare parte del proprio Raccolto attraverso microdonazioni, anche di soggetti non noti, pervenute tramite bollettino postale o bancario, questo modulo si propone come lo strumento ideale di gestione. Appositi meccanismi consentono una facile digitazione nel sistema dei dati del singolo bollettino, e già in questa fase l’operatore, con pochissimi interventi, è in grado di dar corso ad un processo automatico da cui scaturiranno gli appositi movimenti (di donazione o quant’altro) i quali aggiorneranno, sempre automaticamente, le situazioni di fondi, progetti, eventuali adozioni e così via. Qualora poi l’Ente disponga di un sistema di rendicontazione telematica dei bollettini, l’applicazione è in grado di incamerare le distinte, generare i singoli bollettini, e da essi i movimenti che, come abbiamo visto, afferiscono la struttura erogativa, fondamentale, dell’Ente stesso.

 

Il modulo contabilità contiene tutte le funzionalità necessarie all’area amministrativa dell’organizzazione, comprese alcune specificità tipiche di questa tipologia di utente. I programmi, sono strutturati per una gestione “guidata e controllata”, particolarmente utile nei casi di registrazioni ripetitive e/o molto complesse. L’integrazione bidirezionale con il modulo gestionale, ne riduce l’operatività manuale fino all’80% delle normali registrazioni contabili tipiche dell’organizzazione. Questo modulo infatti, produce autonomamente interi blocchi di prima nota in forma assolutamente trasparente e riceve dalla contabilità il caricamento dei centri di costo.

 

Oltre a permettere una gestione semplice e intuitiva di tutte le notizie, le immagini e i documenti che si vogliono pubblicare nel sito, questo modulo ha alcune funzioni sviluppate per rispondere alle esigenze specifiche di questi enti. Essendo totalmente integrato con il modulo gestionale tutti i dati relativi ai fondi, ai bandi, ai progetti, ai beneficiari dei contributi, ai conti correnti su cui effettuare le proprie donazioni sono continuamente ed automaticamente aggiornate. Inoltre il sistema offre la massima flessibilità, permettendo così all’operatore di stabilire quali informazioni vuol rendere visibili, informazioni che possono variare, anche per ogni singolo fondo, progetto o bando. Grazie a questo sistema l’ente può avere a disposizione un sito in cui il visitatore potrà effettuare ricerche ed avere a disposizione sempre dati esatti senza alcun onere di manutenzione per l’ente. Infatti una volta impostate la tipologia di informazioni che si vogliono rendere pubbliche, il sistema opera in modo automatico, incaricandosi anche di eliminare dal sito le informazioni ormai superate.

 

Il sistema di richieste on line non si limita semplicemente a permettere alle organizzazioni di presentare le proprie richieste di contributi utilizzando internet. Esso infatti è dotato di una procedura semplice ed intuitiva che permette la autonoma generazione dei bandi da pubblicare su internet. I dati inviati dai potenziali beneficiari potranno essere importati con un semplice click nel sistema gestionale risparmiando tempo e riducendo gli errori. Infine viene creata una sorta di intranet fra l’ente erogatore ed ogni singola organizzazione beneficiaria in cui quest’ultima possa depositare tutta la documentazione richiesta in formato elettronico (statuti, bilanci, ecc.) evitando la relativa spedizione del cartaceo. Questa intranet servirà poi alle organizzazioni per conoscere in tempo reale lo stato del loro progetto e nel contempo aggiornare la propria anagrafica. È infatti opportuno ricordare che tali dati verranno anche utilizzati per informare i potenziali donatori sui progetti e i loro proponenti.